در نظام مدیریتی نوین فاکتورهای مهمی در موفقیت یک مجموعه دخیل است که از جمله این فاکتورها وجود شخصی مدیر و مدبر در راس مجموعه به عنوان گرداننده و هماهنگ کننده امور می باشد. تعیین سیاستهای کلی شرکت، نظارت بر حسن اجرای قوانین و راهبری و هدایت افراد تحت امر از وظایف اصلی رئیس می باشد. هرچقدر یک سیستم وسیع تر باشد به همان نسبت مسئولیتهای مدیران افزایش می یابد.

یک مدیر با صلاحیت صرفه نظر از حجم مسئولیت و نوع مجموعه ای که بر آن ریاست میکند باید دارای ویژگیها و خصوصیات زیر باشد:

1-داشتن تخصص

فردی که بر مجموعه ای مدیریت میکند باید دارای دو ویژگی باشد. اول اینکه باید با علوم نوین مدیریت آشنایی کافی داشته باشد و بطور مستمر خود را با جدید ترین روشهای راهبردی و استراتژیک مدیریت بروز کند. دوم باید در زمینه فعالیت مجموعه تحت امرش تخصص داشته باشد و رشته تحصیلیش مرتبط با آن باشد. مثلاً فردی که در زمینه شیمی تحصیل نموده نمی تواند مدیر خوبی در یک شرکت تولید قطعات اتومبیل باشد. داشتن تجربه و سابقه کاری در زمینه مدیریت و رشته تخصصی نیز بسیار حائز اهمیت است.

2-استفاده از نیروی انسانی حرفه ای و متعهد

وجود کارمندانی متخصص، با صلاحیت و شایسته که وجدان کاری داشته باشند و مسئولیتی که به آنها واگذار شده است را با جدیت انجام دهند، میتواند در موفقیت و پیشرفت یک مجموعه نقش بسزایی ایفا نماید. یک مدیر واقعی همیشه سعی می کند افرادی را به خدمت بگیرد که در زمینه تخصصی خود از بهترینها باشند و دو فاکتور سخت کوشی و مسئولیت پذیری از ویژگیهای آنها محسوب گردد. صرف اینکه کسی معتمد، دوست، آشنا یا فامیل است نباید او را به سمتی حساس منصوب کرد. میدان دادن به افراد جدید و کشف استعدادها و منحصر نکردن فرصتها و پستهای شغلی برای برخی افراد خاص نیز از وظایف مهم مدیران فهیم است.

3-گریز از خودکامگی و روی آوردن به مشورت گرایی

عدم استقبال از نظرات کارمندان دیگر، بی توجهی به پیشنهادات، دیکته کردن مطلق دستورات، اصرار بر اجرای بی چون و چرای قوانینی که صحیح به نظر نمی رسند و مورد انتقاد اکثریت است، باعث عدم اعتماد کارمندان و سستی در انجام امور شده و اعتبار یک مدیر را پایین خواهد آورد. در علوم مدرن مدیریتی اصل مشورت و بهره گیری از نظرات دیگران به عنوان مهمترین فاکتور موفقیت بشمار می رود. برخی مدیران تصور میکنند "عقل کل" هستند و این باعث نارضایتی های گسترده در بین کارمندان میگردد.

4-حذف فرهنگ تملق و چاپلوسی

یک مدیر واقعی هیچ گاه به کارمندان اجازه ایجاد و گسترش فرهنگ چاپلوسی، تملق و "بله قربان گویی" در مورد خود را نمی دهد چون می داند این کار فقط به منظور حفظ و یا ارتقای سمت و مسائل مادی است، نه احترام واقعی، و بیشتر به "تظاهر مصلحتی" شباهت دارد. تفهیم اینکه ارتقای شغلی و مالی تنها در صورت انجام صحیح مسئولیتها و تلاش و کوشش بیشتر تحقق خواهد یافت و نه چاپلوسی، وظیفه مدیر میباشد. مدیران قوی اصولاً نیازی به شنیدن چاپلوسی کارمندان خود ندارند مگر اینکه از برخی اختلالات روان پریشی مانند خود بزرگ بینی رنج ببرند.
5-رعایت مساوات، عدالت و تکریم کارمندان

عدم تبعیض اخلاقی بین کارمندان، احترام گذاردن به آنها، تشویق، خودداری از هر نوع توهین و تحقیر، از جمله مشخصات مدیران موفق است. هیچ گاه نباید در ملاء عام فردی را مورد توبیخ قرار داد و به سرعت و بدون در نظر گرفتن واقعیات و تحقیقات کافی حکمی برایش صادر کرد. مسئولیت خواهی باید بطور عمومی باشد و چشم پوشی تبعیض آمیز از کوتاهی برخی کارمندان و نادیده گرفتن قصور آنها، دادن امتیازات بی دلیل و سخت گیری بیش از حد در مورد برخی دیگر انگیزه کار را در اشخاص کاهش خواهد داد. از توهین به عقل و شعور کارمندان و اینکه آنها به دید افرادی بدون درایت و درک درنظر گرفته شوند باید جداً خوددرای شود.

6-پذیرفتن مسئولیت اشتباهات

کسی که هیچ گاه قبول نمیکند که اشتباه کرده است و همیشه سعی دارد اشتباهات و پی آمدهای این اشتباهات را بر گردن دیگران بیندازد هرگز نمی تواند در عرصه مدیریت به کامیابی دست یابد. مهترین وظیفه یک مدیر پذیرفتن خطاهایی است که یا مستقیماً توسط او انجام شده و یا توسط مجموعه تحت امرش. مدیران با صلاحیت بجای طفره رفتن و بهانه آوردن و توجیه کردنهای بی ارزش همیشه از اشتباهاتشان درس میگیردند و از آنها به عنوان "تجربیات ارزشمند" یاد می کنند. اعتراف به اشتباه و عذر خواهی در ملاء عام از خصوصیات مدیران باشهامت می باشد.

7-صداقت در گفتار، تحقق وعده ها

"هدف هیچ گاه وسیله را توجیه نمی کند؛" جمله ای ساده اما بسیار پر اهمیت در علم مدیریت. فردی که صرفاً برای رسیدن به اهداف خود اقدام به دادن وعده های غیر قابل تحقق نموده ( افزایش حقوق، ارتقای شغلی، بیمه نمودن کارمندان ... ) و از دروغ گفتن هیچ ابایی ندارد ممکن است در کوتاه مدت به موفقیتهایی برسد ولی قطعاً در دراز مدت پس از مشخص شدن پوشالی بودن وعده ها، کارمندان اعتماد خود را به کلی از دست داده و دیگر ارزشی برای صحبتهایش قائل نخواهند بود. دادن وعده های منطقی ولو اندک و قابل انجام، بسیار موثرتر است از وعده های پر آب و رنگ اما فریبکارانه. شفاف سازی نیز یکی از عوامل مهم در ایجاد اعتماد است بدین معنی که مدیر نه مشکلات را کوچک نمایی کند و نه دستاوردها را بزرگ نمایی. بهترین سیاست همواره صداقت است.

8-انتقاد پذیری

وقتی کارمندان یک اداره آنقدر با مدیر خود احساس راحتی کنند که بتوانند براحتی و بدون ترس، هرگونه انتقاد منطقی از نحوه عملکرد وی را ابراز نمایند، رابطه ای بسیار محکم و ارزنده بین آنها بوجود خواهد آمد چرا که کارمندان احساس میکنند که انتقاداتشان "شنیده" میشود و دارای اهمیت است و مدیرشان از این انتقادات در جهت رفع نواقص و کاستی ها استقبال میکند. در بحث مدیریت نوین شنیدن انتقادات و نظرات کارمندان و افراد مرتبط با مجموعه به عنوان یک اصل استراتژیک برای پیشرفت مطرح است. محفوظ دانستن حق اعتراض قانونمند و منطقی کارمندان نیز از ویژگیهای یک مدیر با تدبیر است.

9-ارتباط با دنیای خارج

مدیران موفق معمولاً دارای روابط عمومی قوی و قدرت برقراری ارتباط با شرکتهای دیگر و مشتریان و افراد خارج از مجموعه هستند. شاید بارها شنیده باشید که عصر امروز، عصر ارتباطات و انتقال اطلاعات است. یک نظام مدیریت هرچقدر توانایی بالاتری در برقراری ارتباط با دنیای خارج از مجموعه خود داشته باشد، از اعتبار و رتبه بالاتری برخوردار خواهد بود. به هرحال ممکن است برخی از شرکتها و افراد در خلاف سیاست ها و رویکردها باشند و یا حتی به عنوان شرکت رقیب بشمار آیند اما این دلیل بر نداشتن ارتباط و تعامل نمی تواند باشد. یک مدیر متبحر باید به خاطر داشته باشد که "داشتن ارتباط با فردی حقیقی یا حقوقی لزوماً به معنای پذیرفتن دیدگاه های او نیست."

10-مدیریت اصولی تنش و بحران

اختلاف، تنش، درگیری بین کارمندان، وضعیت های اضطراری، شرایط مالی ناپایدار و بحران ممکن است در هر اداره و شرکتی بوجود آید. این وظیفه مدیر است که با درایت، عدالت و میانجی گری بدور از هرگونه برخورد غیر منطقی و اجحاف در حق کارمندان مسئله را حل و فصل کند و آرامش را به فضای شرکت برگرداند.

11-عدم اصرار به حفظ پست و مقام

مدیرانی که هدف آنها فقط پیشرفت همه جانبه شرکت است و به چیزی جز موفقیت مجموعه تحت امرشان نمی اندیشند و نسبت به رفع مشکلات تعصب دارند و مشکلات پیش آمده برای کارمندان و مشتریان را مشکلات خود می بینند، زمانی که احساس کنند ناکامی های بسیاری بوجود آمده و دیگر توانایی اداره و گرداندن شرکت را ندارند، هرگز به حفظ سمت خود اصرار نمی ورزند بلکه براحتی و بدون تنش و بصورت داوطلبانه استعفاء داده و مسئولیت را به نفری می سپارند که صلاحیت بیشتری داشته باشد. این موضوع بخصوص در سطوح مدیریتی شرکتهای کلان نمود واضح تری پیدا میکند. مدیرانی که از روی دلسوزی و معیارهای اخلاقی مقام خود را واگذار میکنند ارزش بسیار والایی نزد دیگران پیدا خواهند کرد.

12-برنامه ریزی منطقی برای تحقق اهداف کوتاه مدت و بلند مدت

طبیعی است که هر شرکتی باید دارای برنامه و اهداف باشد. اولاً این اهداف باید در سمت و سوی پیشرفت کلی شرکت باشند و تا حد امکان منافع کارمندان و مشتریان را تامین کنند، ثانیاً لازم است برنامه ریزی برای رسیدن به این اهداف واقع گرایانه و منطقی باشد. مدیران با تجربه، هم در زمینه هدف گذاری و هم در زمینه برنامه ریزی برای محقق کردن آن اهداف بسیار حرفه ای عمل میکنند. آنها میدانند که رسیدن به هر هدفی ساز و کار خاص خودش را می طلبد و نمی توان بدون در نظر گرفتن زمان و با راه حل های بی پایه و اساس و عجولانه و گاه با پاک کردن صورت مسئله به اهداف والا دست پیدا کرد. برنامه ریزی ها و روشهای اجرایی نادرست معمولا نتایج معکوس به دنبال خواهند داشت.

13-پرهیز از حاشیه سازی

برخی مدیران برای سرپوش گذاشتن بر ناکامی ها و منحرف کردن اذهان کارمندان و مشتریان از آنچه که واقعاً در حال اتفاق افتادن است، اقدام به ایجاد برخی حاشیه سازی ها میکنند تا به این صورت میزان افت و ضرر مالی شرکت را پنهان نگاه دارند. داشتن صداقت و بیان شجاعانه شکست ها و عزم راسخ برای حل مشکلات و جبران ضرر بدون ایجاد حاشیه و طرح نکردن مسائلی که هیچ ربطی به شرکت ندارد، از خصوصیات یک مدیر حرفه ای است.

14-ظاهر، اخلاق و رفتار مناسب

از آنجایی که نقش یک مدیر در الگو پذیری کارمندان بسیار حائز اهمیت می باشد، داشتن ظاهری آراسته و مرتب، لباسی در شان مدیریت، دقت در گفتار، رعایت اصول اخلاقی و ادب و رفتار پسندیده، اجتناب ناپذیر است. یک مدیر واقعی همیشه با رفتار خوب خود به کارمندان می آموزد که چگونه با همدیگر و با مشتریان برخورد کنند.